Aaah…riunioni!

“Le riunioni sono indispensabili quando non hai intenzione di fare alcunchè”

— John Kenneth Galbraith, Economista

Quando è stata l’ultima volta che avete guardato la vostra agenda ed avete realizzato che in ogni minuto della vostra giornata lavorativa sareste stati impegnati in riunioni o incontri di vario genere? Probabilmente non molto tempo fa. Quale è stata la vostra reazione a ciò? Eccitazione, ansia, o forse avrete pensato: “come diavolo potrò combinare qualcosa se sarò impegnato tutto il giorno in meetings?”. Stando ad una statistica di Microsoft, il cui campione consta di 38.000 soggetti provenienti da 200 nazioni diverse, in media la gente trascorre 5.6 ore la settimana in riunioni ed il 69% degli intervistati ammette che tali riunioni non sono per nulla produttive. Non vi sembra una perdita di tempo?

La realtà è che le riunioni sono davvero il viatico all’aumento della produttività e della qualità su lavoro, tuttavia per esserlo devono rispondere sempre e comunque a questi tre requisiti minimali:

  • Un chiaro scopo. Tutti i partecipanti devono sapere quale risultato si prefigga la riunione e perchè la loro partecipazione sia necessaria.
  • Un ordine del giorno definito. Esso include almeno l’orario di inizio e la durata del meeting, gli argomenti specifici da trattare e i documenti e le risorse che i partecipanti devono portare alla riunione.
  • Un orientamento all’azione. Se il meeting termina senza che siano stati definiti con chiarezza i passi successivi da compiere in vista degli obiettivi, si è compiuto un errore grossolano. Siate certi di includere una pianificazione di follow-up che renda chiari a ciascuno i “compiti per casa”, le azioni da compiere e le relative scadenze.

Tenere una riunione senza questi requisiti può andare bene per una rimpatriata fra amici, non per scopi aziendali. Siamo d’accordo, no?😉


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